Təbii ofisin ön masası çox sıx bir yer ola bilər. Ön büro heyəti tibb bürosunun düzgün əməliyyatları üçün vacibdir. Ön büro heyəti, adətən, receptionists və / və ya tibbi köməkçilərdən ibarətdir və tibbi şöbənin ölçüsündən asılı olaraq hər ikisi də ola bilər. Klinik vəzifələr kənarda, ön masa beş inzibati vəzifə üçün məsuliyyət daşıyır:
- Xəstələri salamlayıram
- Telefonun cavablandırılması və idarə olunması
- Randevuların planlaşdırılması
- Interoffice ünsiyyəti
- Xarici yazışmalar
1 -
Xəstələri salamlayıramSalamlayan xəstələr yalnız nə dediyiniz barədə deyil, xəstələrlə necə qarşılıqlı əlaqələr haqqında da danışırlar. Ön masa xəstələrin xoş gəldiyini qəbul etmələrinə görə məsuliyyət daşıyır.
Ön büro, bir xəstənin tibbi təcrübəni axtararkən və ya ziyarət edərkən aldığı ilk təəssüratdır. Ön masanın müstəsna müştəri xidmətini təmin etməsi və tibbi təcrübənin müsbət şəkildə təqdim edilməsi vacibdir.
Xəstələri salamlamağın digər yolları:
- Düzgün telefon etikasından istifadə edərək nəzakətli, ardıcıl bir şəkildə saxlayarkən telefonu cavablandırır
- Resepsiyonun ərazisini təmiz və təşkil edir
- Yeni xəstələri qeyd edir və fərdi və maliyyə məlumatları daxil edən xəstə ətraflı xəstə məlumatlarını toplayaraq mövcud xəstə demoqrafik məlumatlarını yeniləyir
- Xəstə gedişini təmin edən xəstənin axını asanlaşdırır, gecikmələrdən xəbərdar olur və xəstələr və klinik işçilərlə ünsiyyətdə olur.
- Xəstələrə, potensial xəstələrə və ziyarətçi sorğularına nəzakətli cavab verir
2 -
Telefonu idarə edirTelefonu nəzakətli və ardıcıl şəkildə cavablandırarkən, təbrik edən xəstələrin bir hissəsi ön masanın telefon məsuliyyətinin yeganə vəzifəsi deyildir. Ön masa bütün daxil olan zəngləri qəbul etmək və lazım olduqda da gedən zəngləri qəbul etmək məsuliyyətinə malikdir.
- Daxil olan zənglər: Daxil olan zənglər xəstə çağırışlarından, telemarketersdən, farmasötik nümayəndələrdən, digər həkimlərdən və daha çoxdur. Ön büro, bu ünsiyyət bacarıqlarını istifadə edərək telefonlar idarə edərkən müvafiq telefon etiketi istifadə etməlidir: aktiv dinləyici ol, yaxşı telefon davranışı, ekran görüşləri, istifadə etmə, suallar vermə və məxfiliyin qorunması.
- Giden zənglər: Bəzən ön büro, xəstə randevusunu müzakirə etmək, kənar randevular və ya məsləhətlər etmək və ya təchizatı sifariş etmək üçün giden çağrıları yerləşdirə bilər. Tibbi ofisin nümayəndəsi kimi, müvafiq telefon etikasından istifadə etmək çox vacibdir.
3 -
Randevuların planlaşdırılmasıEffektiv planlaşdırma mükəmməl bir xəstə təcrübəsi və hamar xəstə axını üçün vacibdir. Çox tibb büroları planlaşdırma randevuları sadə və asan edir planlaşdırma proqramı istifadə edir. Ancaq ön büro, ləğv və ya no-şouları doldurmaq və cədvəl dəyişikliklərini xəstələrə və həkimlərə çatdırmaqda effektiv olmağa məcbur olmalıdır.
4 -
Interoffice ƏlaqəTibb bürosunun ön masası bir ünsiyyət mərkəzi kimidir. Çox interoffice rabitə, xüsusilə xəstə ilə bağlı hər hansı bir inzibati vəzifə içərisində ön bürodan keçir.
Ən səmərəli aydın və qısa məlumatları çatdırmaq çox vacibdir. Bir memo, daxili ofis e-poçtu, bir qarşılıqlı olaraq və ya bir qrup qəbulu ilə yazılı bir ünsiyyət olsun, mövzunu əl-ələ verin və nöqtədən çıxmayın.
Effektiv inter-poçt ünsiyyəti üçün lazım olan bəzi əsas bacarıqlar aşağıdakılardır:
- Telefon etiketi
- Müştəri xidməti
- Əsas söz və excel proqramları
- Zamanın idarə olunması
- Təşkilat bacarıqları
5 -
Xarici ƏlaqəXarici ünsiyyət, satıcılar, digər həkim təcrübələri, sığorta şirkətləri və digər müəssisələrlə potensial əlaqə qurmağı tələb edir. Bu, telefon danışıqlarının həyata keçirilməsini, peşəkar məktubların yazılmasını, faks və poçt məktublarını tələb edir.
İdarəetmə prosedurları və prosedurları, şikayətlərin işlənməsi, xəstə xəritələrini hazırlamaq və əsas kompüter bacarığı daxil olmaqla, bir iş proqramında sertifikat və ya Associates dərəcəsindən əldə edilən ofis prosedurlarını bilmək. Təməl inzibati köməkçi bacarıqları və ofis avadanlığını lazımlı şəkildə idarə edə bilmək, ön ofisdə uğur qazanmaq üçün vacibdir.